Al crear una cuenta, acceder o utilizar PharmaGuard, usted declara que las ha leído y que acepta quedar vinculado por ellas. Si actúa por una institución, declara tener facultad para obligarla.
1. Objeto y aceptación
Estas Condiciones de Uso (las “Condiciones”) regulan el acceso y uso de PharmaGuard, una plataforma tecnológica de apoyo a la farmacovigilancia, gestión clínica, análisis farmacológico, alertas, reportes e integraciones (la “Plataforma”).
La Plataforma es operada por la persona natural o jurídica identificada como proveedor en la orden de servicio, propuesta comercial, contrato o documento de vinculación aplicable (el “Operador”). Cuando exista un contrato escrito entre el Operador y una institución, ese contrato prevalecerá sobre estas Condiciones en caso de contradicción.
Si no acepta estas Condiciones, no debe registrarse, acceder ni utilizar la Plataforma.
2. Definiciones
- Institución: entidad prestadora, aseguradora, gestor farmacéutico, laboratorio, consultorio, empresa o cualquier organización que autorice el uso de PharmaGuard.
- Usuario: persona autorizada que accede a la Plataforma, incluidos perfiles administrativos, médicos y de farmacovigilancia.
- Datos Clínicos: información relacionada con pacientes, historias, antecedentes, medicamentos, formulaciones, eventos, alertas, entregas y demás información de salud tratada en la Plataforma.
- Contenido del Usuario: datos, textos, documentos, imágenes, archivos y registros ingresados, cargados, enviados o generados por el Usuario o la Institución.
- Servicios de Terceros: sistemas, API, servicios de inteligencia artificial, OCR, correo, almacenamiento o herramientas externas que puedan interoperar con PharmaGuard.
3. Elegibilidad, registro y seguridad de las cuentas
La Plataforma está dirigida a personas mayores de edad que actúan dentro de un contexto profesional o institucional autorizado. El Usuario debe proporcionar información veraz, completa y actualizada y utilizar exclusivamente la cuenta y el rol que le hayan sido asignados.
Las credenciales son personales e intransferibles. El Usuario es responsable de mantener su confidencialidad, cerrar sesiones en dispositivos compartidos y notificar sin demora cualquier acceso no autorizado. La Institución es responsable de administrar oportunamente altas, bajas, roles y permisos de su personal.
El Usuario no podrá compartir credenciales, suplantar identidades, eludir controles de acceso ni permitir el uso de la cuenta por personas no autorizadas.
4. Licencia de uso y restricciones
Sujeto al cumplimiento de estas Condiciones y del contrato aplicable, el Operador concede al Usuario una licencia limitada, revocable, no exclusiva, no transferible y no sublicenciable para utilizar la Plataforma durante el plazo autorizado y únicamente para sus fines profesionales o institucionales legítimos.
Queda prohibido:
- copiar, vender, alquilar, sublicenciar o explotar la Plataforma fuera del alcance autorizado;
- realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente, salvo lo permitido expresamente por normas imperativas;
- interferir con la seguridad, disponibilidad o funcionamiento de la Plataforma;
- introducir código malicioso, ejecutar pruebas de intrusión no autorizadas o realizar extracción automatizada masiva;
- usar la Plataforma para actividades ilegales, discriminatorias, fraudulentas o ajenas a la atención, gestión o vigilancia en salud autorizada.
5. Uso clínico, alcance y supervisión profesional
No constituye por sí sola diagnóstico, prescripción, tratamiento, concepto médico, orden clínica ni recomendación definitiva.
Los resultados de interacciones, contraindicaciones, severidad, normalización, alertas, extracción documental y análisis automatizado pueden ser incompletos, desactualizados o contener errores. Deben ser revisados por un profesional competente junto con la historia clínica completa, el estado actual del paciente, los protocolos institucionales y fuentes farmacológicas autorizadas.
El Usuario y la Institución conservan la responsabilidad exclusiva sobre las decisiones asistenciales, prescripciones, dispensaciones, reportes regulatorios, gestión de urgencias y demás actuaciones derivadas del uso de la Plataforma. PharmaGuard no debe utilizarse como único medio para atender emergencias ni como sustituto de los canales clínicos o regulatorios obligatorios.
La Institución deberá definir protocolos de validación humana, escalamiento y continuidad operativa apropiados al riesgo de sus actividades.
6. Datos personales, datos sensibles e historias clínicas
Los Datos Clínicos pueden contener datos personales sensibles sujetos a reserva. La Institución deberá determinar la base jurídica aplicable, obtener las autorizaciones explícitas cuando correspondan, informar las finalidades del tratamiento y garantizar los derechos de los titulares conforme a la legislación colombiana y a sus propias políticas.
Salvo que un acuerdo indique algo distinto, la Institución decide las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos que incorpora y actúa como responsable de su tratamiento y custodia. El Operador tratará esos datos como encargado, de acuerdo con las instrucciones documentadas, el contrato, estas Condiciones y la normativa aplicable. Para los datos de cuenta, facturación, seguridad y relación comercial, los roles y finalidades se determinarán en la política de tratamiento o contrato correspondiente.
La Institución y el Usuario se obligan a:
- ingresar únicamente datos necesarios, pertinentes, exactos y obtenidos lícitamente;
- mantener la reserva de la historia clínica y limitar el acceso a personas autorizadas;
- responder solicitudes de consulta, actualización, corrección, supresión o revocatoria cuando sean legalmente procedentes;
- configurar y revocar oportunamente accesos, enlaces públicos y códigos QR;
- no descargar, compartir ni reutilizar Datos Clínicos para finalidades incompatibles o no autorizadas;
- cumplir los plazos y procedimientos legales de conservación, custodia y disposición documental.
Los enlaces públicos con token o código QR no eliminan la naturaleza reservada de la información. La Institución debe controlar su entrega, vigencia, revocación y uso. El enmascaramiento parcial reduce exposición, pero no convierte la información en anónima.
7. Obligaciones del Usuario y de la Institución
Además de las demás obligaciones previstas en estas Condiciones, el Usuario y la Institución deberán:
- usar la Plataforma de acuerdo con la ley, la ética profesional y los protocolos institucionales;
- verificar la identidad del paciente y la exactitud de la información antes de guardar, analizar, exportar o compartir un registro;
- revisar los resultados automatizados antes de adoptar una decisión;
- mantener copias, planes de contingencia y sistemas oficiales cuando la normativa o la continuidad asistencial así lo exijan;
- evitar cargar secretos, contraseñas, información no solicitada o datos de terceros sin autorización;
- reportar errores materiales, incidentes de seguridad o usos indebidos por los canales de soporte disponibles.
La Institución es responsable de capacitar a sus Usuarios y de verificar que sus procedimientos internos sean compatibles con el uso de la Plataforma.
8. Inteligencia artificial, OCR, catálogos e integraciones
Las funciones de inteligencia artificial y reconocimiento óptico de caracteres pueden interpretar incorrectamente un documento, omitir información o normalizar un medicamento de forma imprecisa. Todo resultado debe ser contrastado con el documento fuente y validado antes de guardarse o utilizarse.
Los catálogos y reglas farmacológicas son herramientas de referencia y pueden no contener todos los productos, presentaciones, alertas o actualizaciones regulatorias. La Institución debe mantener las fuentes oficiales o especializadas requeridas por su operación.
Las integraciones dependen de los formatos, permisos, disponibilidad y políticas de los sistemas conectados. El Usuario deberá revisar la información importada y no intentará acceder a campos, sistemas o datos para los que no cuente con autorización.
Cuando intervengan Servicios de Terceros, podrán aplicar sus términos y políticas. El Operador procurará utilizar proveedores adecuados y limitar la información compartida al mínimo necesario, según la configuración, el contrato y la normativa aplicable.
9. Disponibilidad, mantenimiento y soporte
El Operador procurará mantener la Plataforma disponible y segura de acuerdo con el nivel de servicio contratado. Sin embargo, podrán presentarse mantenimientos programados, fallas de conectividad, indisponibilidad de terceros, incidentes de seguridad o eventos fuera del control razonable del Operador.
Salvo compromiso expreso por escrito, no se garantiza disponibilidad ininterrumpida ni recuperación en un plazo específico. La Institución debe mantener procedimientos alternos para actividades críticas y no depender exclusivamente de la Plataforma para emergencias o continuidad asistencial.
El Operador podrá realizar cambios técnicos razonables para mejorar la seguridad, compatibilidad o funcionamiento, procurando evitar afectaciones materiales innecesarias.
10. Propiedad intelectual y contenido
La Plataforma, su software, diseño, marcas, documentación, modelos, estructura y componentes son propiedad del Operador o de sus licenciantes y están protegidos por la normativa aplicable. Estas Condiciones no transfieren derechos de propiedad intelectual.
La Institución conserva los derechos que tenga sobre su Contenido del Usuario. Otorga al Operador una autorización limitada para alojarlo, procesarlo, transmitirlo, respaldarlo y presentarlo únicamente en la medida necesaria para prestar, asegurar y soportar el servicio y cumplir obligaciones legales.
El Operador no utilizará Datos Clínicos identificables para entrenar modelos de propósito general sin una autorización independiente, expresa y jurídicamente válida de quien corresponda.
Los comentarios o sugerencias voluntarias sobre la Plataforma podrán usarse para mejorar el producto, sin divulgar información confidencial ni Datos Clínicos.
11. Confidencialidad y seguridad
Cada parte protegerá la información confidencial de la otra con medidas razonables y la utilizará únicamente para la relación autorizada. No se considerará confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, que ya se conociera legítimamente o que deba revelarse por orden de autoridad competente.
Ningún sistema es absolutamente seguro. El Operador implementará medidas administrativas y técnicas razonables conforme al riesgo y al servicio contratado; la Institución será responsable de la seguridad de sus dispositivos, redes, identidades, configuraciones, copias descargadas y sistemas conectados.
Ante un incidente confirmado que comprometa información bajo control del Operador, se actuará conforme al contrato, el plan de respuesta y las obligaciones legales aplicables.
12. Tarifas, planes y contratación
Los precios, impuestos, usuarios incluidos, capacidad, plazo, renovación y forma de pago serán los indicados en la propuesta, orden de servicio o contrato aplicable. Salvo pacto diferente, los pagos vencidos podrán causar suspensión previa notificación razonable.
Las funcionalidades de prueba, demostración o acceso gratuito podrán tener límites y podrán modificarse o finalizarse. Cualquier renovación automática, si existe, deberá constar en el documento comercial aplicable y se regirá por las normas imperativas correspondientes.
13. Suspensión, terminación y datos al finalizar
El Operador podrá suspender o limitar el acceso cuando sea razonablemente necesario para proteger la seguridad, prevenir un daño, atender una orden de autoridad, responder a un incumplimiento material o resolver pagos vencidos. Cuando sea viable, se notificará previamente y se permitirá corregir el incumplimiento.
La relación podrá terminar por las causas y con los preavisos pactados. Al finalizar, cesará la licencia de uso. La exportación, devolución, conservación y eliminación del Contenido del Usuario se regirán por el contrato, las instrucciones de la Institución y los deberes legales de custodia, reserva y retención. La terminación no autoriza al Operador a eliminar información cuya conservación sea legalmente obligatoria sin coordinar al responsable correspondiente.
Las disposiciones que por su naturaleza deban continuar —incluidas confidencialidad, propiedad intelectual, responsabilidad y ley aplicable— sobrevivirán a la terminación.
14. Garantías y limitación de responsabilidad
La Plataforma se presta con el alcance contratado y conforme a la normativa imperativa aplicable. En la máxima medida permitida por la ley, el Operador no garantiza que todos los resultados sean completos o libres de errores, ni que la Plataforma detecte todos los riesgos clínicos o regulatorios.
El Operador no será responsable por decisiones clínicas adoptadas sin validación profesional, datos incorrectos o ilícitos aportados por el Usuario, configuraciones institucionales, uso no autorizado, fallas de sistemas de terceros o incumplimiento de estas Condiciones.
En la máxima medida permitida por la ley, ninguna parte será responsable por daños indirectos, pérdida de oportunidad, lucro cesante o pérdida de datos evitables mediante copias razonables, salvo que exista dolo, culpa grave, incumplimiento de confidencialidad o protección de datos, o una responsabilidad que legalmente no pueda limitarse. Cualquier límite monetario de responsabilidad será el establecido en el contrato aplicable; si no existe, será determinado por la ley y las circunstancias del caso.
Nada en estas Condiciones excluye derechos, garantías o responsabilidades que no puedan excluirse por norma imperativa.
15. Indemnidad
En la medida permitida por la ley, la Institución mantendrá indemne al Operador frente a reclamaciones de terceros que resulten directamente del uso ilícito de la Plataforma, la ausencia de autorización para tratar o compartir datos, el incumplimiento de deberes profesionales o regulatorios, o la infracción de derechos de terceros por su Contenido del Usuario.
Esta obligación no aplicará en la proporción en que la reclamación sea causada por un incumplimiento del Operador. La parte que solicite indemnidad deberá notificar oportunamente, permitir una defensa razonable y no celebrar acuerdos que impongan obligaciones a la otra parte sin su consentimiento.
16. Cambios a las Condiciones
El Operador podrá actualizar estas Condiciones por cambios legales, de seguridad o del servicio. La versión vigente indicará su fecha de actualización. Los cambios materiales se comunicarán por medios razonables antes de entrar en vigor cuando sea exigible.
El uso continuado después de la entrada en vigor constituye aceptación, salvo que la ley o el contrato exijan un consentimiento diferente. Si el Usuario no acepta un cambio material, deberá dejar de usar la Plataforma y ejercer las opciones de terminación disponibles.
17. Ley aplicable y solución de controversias
Estas Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia mediante negociación directa durante un plazo razonable desde la notificación escrita.
Si no se alcanza una solución, se aplicará el mecanismo y la jurisdicción pactados en el contrato correspondiente. A falta de pacto, conocerán los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de los derechos irrenunciables, fueros o mecanismos administrativos que resulten aplicables.
Como marco de referencia, el uso de la Plataforma puede involucrar, entre otras, las siguientes normas:
- Ley 1581 de 2012 — protección de datos personales
- Resolución 1995 de 1999 — manejo de la historia clínica
- Resolución 839 de 2017 — custodia y conservación
- Ley 527 de 1999 — mensajes de datos
La inclusión de estas referencias no reemplaza el análisis de las demás normas, guías profesionales o reglas sectoriales que correspondan a cada Institución.
18. Contacto y disposiciones finales
Las solicitudes, consultas, reclamaciones o notificaciones deberán dirigirse al canal de soporte, al responsable contractual o al contacto de protección de datos identificado en la cuenta, la orden de servicio, el contrato o la política de tratamiento aplicable.
Si una disposición resulta inválida o inaplicable, las demás conservarán su vigencia y la disposición afectada se interpretará en la medida más cercana a su finalidad lícita. La falta de ejercicio de un derecho no constituye renuncia. El Usuario no podrá ceder su acceso o sus derechos sin autorización; el Operador podrá ceder la relación en una reorganización o transferencia del servicio, respetando la normativa y las garantías aplicables.
Estas Condiciones, junto con el contrato, la orden de servicio y las políticas incorporadas, constituyen el acuerdo aplicable al uso de PharmaGuard.
La seguridad clínica depende de tecnología, procesos institucionales y validación humana trabajando juntos.